Penggunaan Bahasa Surat

Penggunaan Bahasa dalam Surat

Bahasa Surat

Pada hakikatnya surat adalah suatu karangan untuk merumuskan secara tertulis tentang hal-hal informasi yang akan disampaikan oleh penulis kepada orang lain. Informasi itu akan mencapai sasarannya dengan baik apabila bahasa yang digunakan mampu mengungkapkan isi surat sesuai dengan sifat surat serta kedudukan penulis dan pembaca surat. Oleh karena itu, surat harus jelas maksudnya agar penerima/pembaca surat dapat menangkap isinya. Isi surat sebaiknya singkat dan jelas. Surat yang singkat tidaklah berarti harus pendek, tetapi dinyatakan dengan ungkapan yang singkat. Dengan ungkapan yang singkat maksud surat dapat dipahami oleh pembaca dengan jelas.

Di atas sudah dijelaskan bahwa hakikat surat adalah untuk merumuskan secara tertulis tentang pernyataan, pertanyaan, pemikiran, pertimbangan, permintaan atau sesuatu yang lainnya yang akan disampaikan kepada pihak lain.

Hal yang berkaitan dengan pembuatan/penulisan surat, pemakaian bahasa surat sangatlah penting. Sehubungan dengan itu berikut membahas bahasa surat dari segi; (a) penulisan tanggal surat, (b) penulisan alamat surat, (c) penggunaan salam pembuka/salam penutup, (d) isi surat, dan (e) penggunaan salam penutup dan penulisan nama pengirim surat.

1.       Kepala Surat

Kepala surat sering disebut kop surat. Setiap surat resmi/dinas selalu mencantumkan kop surat, maksudnya agar orang mudah mengetahui nama dan alamat kantor atau keterangan lain mengenai organisasi atau instansi pengirim surat.

Kepala surat pada umumnya tercantum ; nama kantor organisasi atau instansi, alamat lengkap, nomor telepon/faksimile, atau identitas lainnya, seperti; nomor kotak pos (jika ada), alamat kawat (jika ada).

Fungsi Kepala surat di antaranya (a) sebagai alat pengenal, (b) sebagai alat informasi, (c) sebagai media promosi bagi perusahaan-perusahaan tertentu.

Contoh : Departemen Pendidikan Nasional, Sekolah Menengah Kejuruan

2.       Tanggal Surat

Pada umumnya tanggal surat ditulis di sebelah kanan atas. Di antara nama tempat (jika akan menggunakannya) dan tanggal dibubuhi tanda koma dan penulisan tanggal surat diakhiri dengan tanda titik.

Contoh :     Bandung, 14 Maret 2008  atau  14 Maret 2008
3. Nomor Surat

    Setiap surat resmi/dinas yang keluar diberi nomor dan kode surat.

    Contoh    :       12/SMK.../M/III/2008

                      12       yaitu    nomor surat keluar yang ke-12

                      SMK yaitu    lembaga yang mengeluarkan surat

                      M        yaitu    surat itu yang berhubungan denga urusan murid

                                                                           III       yaitu    surat itu dikeluarkan pada bulan Maret

                      2008   yaitu    menerangkan tahun keluarnya surat

Fungsi nomor surat yaitu untuk; (a) memudahkan penyampaiannya (pengarsipan), (b)

memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan, (c) memudahkan petugas

kearsipan, (d) tertib administrasi, (e) mengetahui banyaknya surat yang keluar.

4. Lampiran

Surat yang melampirkan sesuatu, misalnya salinan atau fotokopi surat-surat keterangan

yang diperlukan.

Contoh  :  (a) Lampiran  : 4 eksemplar  (b) Lampiran : 1 berkas  (c) Lampiran  : 1set

Hal itu berfungsi agar penerima surat dapat meneliti dan  melihat kembali banyaknya

yang dilampirkan, dan berfungsi sebagai informasi dokumen/surat lainnya yang harus

disertakan  bersama surat yang dikirimkan.

5.  Hal Surat/Perihal Surat

Setiap surat resmi selalu mencantumkan pokok surat/hal surat. Hal itu berfungsi agar

cepat mengetahui apa yang dibicarakan dalam surat, sebelum membaca isi surat itu secara

lengkap.Seperti     

        Hal     :           Lamaran Pekerjaan

        Hal    :           Permohonan/Pengajuan

        Hal    :          Pemberitahuan

5.       Penulisan Alamat Surat

Ada dua macam alamat surat yaitu :

a.         Alamat yang tercantum pada sampul surat.

Contoh : Benar                                                                        Salah

a.   Yth. Sdr. M. Fikri Ardinata                                              1.   Yth. Saudara M. Fikri A

Jalan Bidadari 20                                                                        Jln. Bidadari No. 20.

Kota Bandung                                                                               Kota Bandung.

b.   Yth. Bapak M. Fikri Ardinata                                          2.   Yth. Bpk. M. Fikri A

Jalan Bidadari 20                                                                         Jln. Bidadari No. 20.

Kota Bandung                                                                               Kota Bandung.

Kata Saudara cukup ditulis Sdr. Tetapi jika digunakan kata Bapak pada awal nama penerima surat, maka ditulis Bapak bukan ditulis Bpk.

b.       Alamat surat yang terdapat pada surat (alamat dalam). Pada alamat surat tidak perlu membubuhkan kata kepada cukup kata yang terhormat saja yang ditulis Yth. (Y besar dan sesudah huruf h diakhiri dengan titik).
6.   Penggunaan Salam Pembuka/Salam Penutup Surat.

Penggunaan salam pembuka surat merupakan tanda penulis surat kepada penerima surat sebelum memulai pembicaraan tertulis. Pada umumnya salam pembuka menggunakan ungkapan dengan hormat,           penulisan dengan hormat yaitu huruf D (kapital) h (huruf kecil). Pada ungkapan salam pembuka dibubuhi tanda koma, bukan tanda titik.

Contoh : Benar                                                                         Salah

                Dengan hormat,                                                        Dengan hormat.

Ungkapan lain yang biasa digunakan dalam salam pembuka surat yaitu :

Assalamualaikum dan salam sejahtera.

Ungkapan salam penutup yang lazim digunakan antara lain adalah hormat saya, hormat kami dan wasalam.

Hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam penutup surat, yaitu :

-     Awal kata hormat harus ditulis huruf kapital (H) dan diakhiri tanda koma (,)

Contoh :                                                                               Benar  Salah

                                       Wasalam, / Hormat saya,             Wasalam/Hormat saya.

                                       M. Fikri Ardinata                         M. Fikri A

7.       Isi Surat

Isi surat terdiri dari  

a.       Paragraf Pembuka

Kalimat pembuka merupakan pengantar isi surat untuk menarik perhatian penerima/pembaca surat. Setiap orang bebas memilih dan menggunakan ragam kalimat, hal itu tentu disesuaikan dengan maksud yang akan disampaikan.

Berikut ini beberapa contoh kalimat pembuka

-     Sesuai dengan pembicaraan kita .........................

-     Berkaitan dengan masalah .......................................

-     Sehubungan dengan kegiatan ...............................

-     Berkenaan dengan peristiwa ............................

-     Dengan surat ini kami ....................................

-     Surat Saudara tertanggal ......................................

-     Berdasarkan catatan kami .........................................

-     Yang bertanda tangan di bawah ini ........................

-     Dengan ini saya ingin menyampaikan .........................

-          Dan lain-lain 

b.   Isi Surat

Isi surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan, dinyatakan, ditanyakan, diharapkan, diketahui, dll.

c.    Paragraf Penutup
Paragraf penutup merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai akhir surat atau penegasan isi
surat. Selain itu paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis atau ucapan terima kasih.
Sama halnya dengan kalimat pembuka, kalimat penutup sangatlah beragam, hal ini
disesuaikan dengan kebutuhan dengan yang dimaksud.

Berikut ini beberapa contoh kalimat penutup yaitu :

-     Atas perhatian Saudara/Bapak, kami ucapkan terima kasih.

-     Harapan kami semoga kerja sama kita berjalan dengan lancar.

-     Mudah-mudahan bahan pertimbangan yang kami kemukakan ...

-     Atas bantuan Bapak kami haturkan terima kasih.

-     Atas perkenan Bapak dalam ...

-     Dan sebagainya.
8.       Salam Penutup

       Salam penutup dituliskan setelah kalimat penutup surat.

9.       Tanda Tangan/Nama Jabatan

Sahnya surat apabila telah ditandatangani pejabat yang berwenang. Fungsinya sebagai identitas

penanggung jawab surat

10.       Tembusan

Bila surat yang dikirimkan memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain, maka

yang bersangkutan harus diberitahukan kepada penerima surat dengan cara menuliskan kata

tembusan.

11. Penggunaan Bentuk Singkatan a.n. dan u.b.

Bentuk a.n. (a kecil diberi titik dan n kecil diberi titik) digunakan jika penandatanganan dilakukan

oleh pejabat setingkat di bawah pimpinan yang  ditunjuk  oleh  pimpinan  instansi  yang 

bersangkutan.  Bentuk singkatan a.n. dicantumkan di depan nama jabatan yang melimpahkan

wewenang penandatanganan itu.